Trabalhador independente: conheça as regras do IVA

Saber como funciona o IVA é essencial para quem é trabalhador independente, vulgarmente conhecido como recibo verde. Não está a par dos detalhes? Neste artigo disponibilizamos a informação necessária para que, de forma autónoma, seja capaz de cumprir as suas obrigações fiscais e declarativas em sede deste imposto.

O que é o IVA?

É um imposto que incide sobre o consumo. Estão sujeitas a este imposto as transmissões de bens, prestações de serviços, operações intracomunitárias e importações de bens.

É qualificado como plurifásico, uma vez que é cobrado em todas as fases do circuito económico – desde a produção até ao comércio a retalho. É ainda considerado não cumulativo. Tal deve-se ao facto de ser fracionado pelos diferentes intervenientes. Contudo, é sobre o consumidor final que recai, efetivamente, a obrigação integral do seu pagamento, quando adquire bens ou serviços.

Como funciona?

Todos os intervenientes no circuito económico, incluindo os trabalhadores independentes, devem cobrar IVA aos seus clientes. É o chamado IVA liquidado. Ao mesmo tempo, enquanto clientes, podem deduzir o IVA que suportam nas suas aquisições de bens e serviços diretamente necessárias para a sua atividade. Trata-se do IVA dedutível.

Assim, como trabalhador independente deve apurar ambos os IVA, liquidado e dedutível, em janelas temporais mensais ou trimestrais, procedendo posteriormente à entrega (pagamento) da diferença ao Estado.

Desta forma, em regra, este imposto não representa um custo para os trabalhadores independentes.

Exemplo

Um trabalhador independente prestou um serviço de tradução a uma empresa, tendo cobrado 1 000 euros + IVA a 23% (230 euros). Desta forma, recebeu do cliente 1 230 euros. Entretanto, adquiriu um computador pelo qual pagou 800 euros + IVA a 23% (184 euros). No total, esta despesa totalizou 984 euros.

O imposto a entregar ao Estado corresponde à diferença entre o IVA liquidado (230 euros) e o IVA dedutível (184 euros). Deve assim devolver 46 euros (230 euros – 184 euros).

Quais as taxas?

O IVA apresenta três taxas. Uma taxa reduzida de 6% (4% nos Açores e 5% na Madeira), uma taxa intermédia de 13% (9% nos Açores e 12% na Madeira), e ainda uma taxa normal de 23% (16% nos Açores e 22% na Madeira).

As taxas reduzida e intermédia aplicam-se a bens e serviços constantes da Lista I e da Lista II anexas ao Código do IVA (CIVA), respetivamente. A taxa normal emprega-se a outros bens e serviços, nomeadamente aos serviços prestados como trabalhador independente.

Existem, contudo, circunstâncias que não requerem que cobre qualquer taxa. Fique a saber quais são.

Quem está isento?

O regime normal de IVA aplica-se se registar um volume de atividade superior a 13 500 euros anuais (em 2023). Neste regime, é obrigado a cobrar IVA aos clientes e pode deduzir o imposto suportado em compras a fornecedores.

No entanto, se o seu volume de negócios for inferior a 13 500 euros anuais, não tiver contabilidade organizada nem efetuar importações ou exportações, pode optar pelo regime especial de isenção. Neste caso, não cobra imposto nas suas operações.

Está igualmente isento se estiver a iniciar a sua atividade, desde que não ultrapasse o volume de negócios referido no proporcional dos meses remanescentes do ano civil. Por exemplo, se iniciou a atividade independente em junho, nesse ano civil, não pode ultrapassar metade do volume de negócios previsto para esta situação, isto é, 6 750 euros (13 500 : 2)

Se ultrapassar o limite definido, recebe um email de notificação da Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), mas mantém-se em regime de isenção até janeiro do ano seguinte. Deve entregar a declaração de término de isenção à AT, também até janeiro. A partir de fevereiro, já é obrigado a liquidar o IVA, mesmo que os seus rendimentos não ultrapassem os 13 500 euros anuais.

Tome nota

Não será notificado para transitar para o regime especial de isenção. Por isso, mantenha-se atento e atue para alterar o seu regime se a sua situação o proporcionar.

O artigo 9.º do CIVA prevê ainda isenção para algumas atividades profissionais. Médicos, enfermeiros, artistas, explicadores e desportistas são alguns exemplos.

Compensa pedir isenção?

O regime de isenção permite-lhe não cobrar imposto, mas fica também impossibilitado de o deduzir. Pondere a situação mais vantajosa para a sua atividade. A decisão de se tornar isento deve ter em conta as suas circunstâncias específicas. Não existe uma resposta que se aplique a todas as situações. Antes de optar pelo regime de isenção, faça as contas.

Como deduzir o IVA de despesas?

Como trabalhador independente, pode deduzir o IVA suportado em despesas da sua atividade profissional, que se dividem em três categorias.

• Ativo não corrente

Considera os bens adquiridos para a produção ou fornecimento de bens e serviços. Porém, estes bens devem ser usados na atividade durante mais de um ano. É o caso do material informático, com exceção dos consumíveis.

• Despesas de inventários

Inclui as despesas relacionadas com ativos detidos para venda, como as mercadorias.

• Outros bens e serviços

Engloba todas as despesas que dão direito a dedução de IVA, mas que não se enquadram nas outras duas categorias. É o caso do material de escritório, internet, telefone ou eletricidade.

Se não apresentar despesas profissionais, não pode deduzir o IVA suportado. Neste caso, paga a totalidade do imposto.

Existem, no entanto, despesas que não são dedutíveis, mesmo que ocorram no contexto da atividade profissional. Consulte aqui a lista de despesas não dedutíveis.

As despesas dedutíveis são apresentadas na declaração periódica do IVA.

Como entregar a declaração periódica do IVA?

Declarar o IVA é obrigatório. Pode fazê-lo todos os meses, ou de três em três meses, dependendo do volume de negócios. Um trabalhador independente com um volume de negócios superior a 650 000 euros anuais encontra-se abrangido pelo regime mensal. Para valores inferiores, pode optar pelo regime trimestral.

Em 2023, a declaração periódica do IVA deve ser entregue, juntamente com os respetivos anexos nos prazos seguintes:

• Regime mensal: todos os meses, até ao dia 20, com exceção de maio (dia 22), aqui. Em agosto, não necessita de entregar a declaração.
• Regime trimestral: até 20 de fevereiro, 22 de maio, 20 de setembro e 20 de novembro, aqui.

Para entregar a declaração periódica do IVA, siga estes passos:

Passo 1

Aceda ao Portal das Finanças.

Passo 2

Identifique-se através do seu Número de Identificação Fiscal (NIF) e da sua senha de acesso. Pode também autenticar-se através do Cartão de Cidadão ou da Chave Móvel Digital.

Passo 3

Selecione “Entregar” e “IVA”.

Passo 4

Preencha a declaração periódica do IVA.

Passo 5

Valide a informação e corrija possíveis erros.

Passo 6

Submeta a declaração.

IVA automático

Existe também a funcionalidade de IVA automático, que, com base nas faturas comunicadas e emitidas no Portal das Finanças e na informação presente no e-fatura, pré-preenche a declaração periódica do IVA. Ainda assim, tem de submeter a declaração por via eletrónica. Em alternativa, pode entregá-la num serviço de Finanças ou numa Loja do Cidadão.

O formulário da declaração apresenta vários campos e opções. Mas, nos casos mais simples e mais frequentes, consiste essencialmente em declarar o IVA liquidado e o IVA dedutível.

Após entregar a declaração periódica do IVA recebe uma referência para entregar o imposto ao Estado.

Como entregar o IVA?

Tem até cinco dias após a entrega da declaração periódica de IVA para entregar o valor do imposto. Pode fazê-lo nos locais autorizados:

• Secções de cobrança dos serviços de Finanças;
• Balcões dos CTT;
• Instituições de crédito com acordos com a Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP);
• Sistema de pagamento automático Multibanco;
• Serviço de homebanking.

Tenha atenção que o pagamento fora do prazo acumula juros de mora e pode acarretar coimas.

Se o IVA dedutível for superior ao liquidado, pode reportar o valor da diferença no próximo período ou solicitar o seu reembolso ao Estado.

Sendo obrigado a realizar este pagamento, o seu orçamento deve apresentar o IVA de forma explícita. Veja como fazê-lo.

Como apresentar o IVA no orçamento?

Separe no seu orçamento o valor do IVA. Caso opte por refletir o valor total, clarifique que o imposto já se encontra incluído. Não se esqueça de acrescentar 23% do valor do imposto ao valor final do seu orçamento.

Se for isento, não cobre IVA. Tenha presente que este imposto não é um lucro, uma vez que é devolvido ao Estado.

Que outras informações devo reter?

• Cumpra as suas obrigações com rigor. Verifique as datas limite de pagamento do IVA. Mantenha a documentação atual e organizada, e as suas situações legal e fiscal regularizadas.
• Salvaguarde o dinheiro correspondente ao IVA, mesmo que seja atraente ou necessário usá-lo. Pode optar por criar uma conta bancária exclusiva para despesas profissionais e obrigações tributárias.
• Considere recorrer a um contabilista para o ajudar com as suas obrigações. Naturalmente, considere os custos adicionais deste serviço.
• Pondere se deve rentabilizar o valor do IVA no período em que o retém. É um valor que não lhe pertence. Se pretender gerir este investimento, faça-o num produto financeiro que lhe permita levantar o dinheiro na hora de cumprir as suas obrigações.

Cobrimos os pontos fundamentais para que possa lidar com o IVA de forma organizada. Ainda tem dúvidas? Consulte a linha de apoio das Finanças ou peça aconselhamento profissional.