10 regras para ser mais eficiente com o seu e-mail

Dedicar algum tempo a pensar na forma como gere o seu e-mail e como este surge aos olhos dos seus destinatários pode contribuir para um maior sucesso profissional e para uma gestão mais eficiente do tempo no local de trabalho.

1. Evite verificar constantemente o e-mail

Não esteja constantemente a verificar se recebeu novos e-mails. Evite carregar permanentemente na opção ‘Send/Receive’ e ter a caixa de e-mail sempre aberta. O site Entrepreneur alerta que esta postura pode prejudicar gravemente a sua produtividade. Opte, ao invés, por estabelecer horários específicos para consultar, responder e enviar e-mails. Antes de abrir uma mensagem, assegure-se de que tem tempo para responder. Tenha presente que se ler um e-mail e decidir responder mais tarde terá de o ler duas vezes, o que poderá ser um desperdício de tempo. Além disso, muitos e-mails não requerem uma resposta imediata.

2. Use os campos CC e BCC com parcimónia

Não coloque desnecessariamente contactos em ‘CC’ (“carbon copy”) e solicite que não o incluam em e-mails nesta categoria quando não for necessário. Se ocupa um cargo de chefia ou coordenação, poderá querer estar envolvido em todos os projetos e a par de tudo o que se passa à sua volta, o que pode acabar por ser contraproducente. Tenha presente que a delegação de tarefas e respetiva responsabilização é fundamental. Por isso, contrarie a eventual tendência de querer estar incluído em todas as trocas de e-mail, a menos que se trate de temas verdadeiramente importantes. De igual modo, recorra ao ‘BCC’ (“blind carbon copy”) com parcimónia.

3. Crie uma assinatura curta sem logos nem imagens

Atenção à assinatura do seu e-mail. Defina-a sabiamente, colocando apenas informação relevante. Evite assinaturas longas. Duas ou quatro linhas são mais do que suficientes, indica o site Productivity501, dedicado especificamente à difusão de sugestões e truques para aumentar a produtividade no trabalho. “Resista à tentação de incluir a sua biografia”, frisa a mesma fonte, sugerindo, em alternativa, a inclusão de um link para um blog ou para o seu LinkedIn, por exemplo. Desta forma, se alguém estiver interessado em saber mais informações sobre si, facilmente poderá ter acesso sem interromper o diálogo. Evite também a utilização de logos e imagens que podem perder qualidade na troca de e-mails. Além disso, a sua utilização torna as mensagens mais pesadas e pode fazê-las acabar na caixa de correio não solicitado.

4. Seja claro e conciso

Domine a arte dos e-mails breves. “Duas a três frases ou parágrafos no máximo”, sugere o site Entrepreneur. No mesmo sentido, o Inc.com, outro portal para empresários e empreendedores, indica que “os e-mails longos são uma coisa do passado”. Assim sendo, escreva de modo conciso, seja claro, e não se iniba de recorrer a tópicos. Verifique como surgem as suas mensagens de correio eletrónico nos dispositivos móveis. Se for necessário fazer scroll down várias vezes é sinal de que o e-mail está demasiado longo. Use o menor número de palavras possível. “Menos é mais”, já dizia Ludwig Mies van der Rohe, influente arquiteto da primeira metade do século XX, considerado um dos mestres da Arquitetura Moderna.

5. Personalize os seus e-mails e seja cuidadoso

Evite o ‘Copy&Paste’ e mensagens impessoais. É preferível enviar menos mensagens de correio eletrónico cuidadosamente redigidas e especificamente direcionadas a cada destinatário, em vez de muitos e-mails pouco cuidados.

6. Defina regras para o e-mail profissional

Esteja atento às mensagens de correio eletrónico enviadas pela sua equipa. Se gere ou coordena um grupo de colaboradores, certifique-se que todos, independentemente da formação e dos anos de experiência que possam ter, sabem enviar e-mails profissionais, com uma linguagem e escrita cuidada e adequados aos destinatários. Defina algumas normas que todos devem respeitar.

7. Nunca responda zangado

Não responda a e-mails se estiver zangado. Tenha presente que as mensagens de correio eletrónico podem “durar para sempre”. Se estiver aborrecido com alguma situação, adie o envio de e-mails, de modo a evitar ser menos cordial do que seria numa situação normal.

8. Tenha cuidado com o que escreve

Tenha cuidado com informações confidenciais. Evite discutir dados ou temas sigilosos por e-mail, que envolvam negócios ou informações financeiras, por exemplo. Tenha presente que se a informação for enviada, por engano, a outras pessoas podem existir graves repercussões.

9. Opte pelo telefone se o assunto for complexo

Pegue no telefone. Se chegar à conclusão de que o tema sobre o qual tenciona enviar um e-mail inclui demasiados aspetos que têm de ser explicados ou negociados, e que levantarão, possivelmente, muitas questões, não o aborde por correio eletrónico e opte, ao invés, por fazer uma chamada. Além disso, também não deve recorrer ao e-mail para cancelamentos de última hora (de reuniões, almoços ou entrevistas, por exemplo), nem para dar notícias mais desagradáveis.

10. Escreva de forma profissional

Tenha presente que os seus e-mails são um reflexo de si. Todas as mensagens de correio eletrónico que envia reforçam ou prejudicam a imagem que os outros têm de si. Assim, se os seus e-mails são confusos, desorganizados e apresentam gralhas ou erros, transmitirá a ideia de que é um profissional disperso, desorganizado e descuidado.