Despesas no regime simplificado do IRS: conheça as regras

O regime simplificado é a opção de tributação em sede de IRS mais comum entre os trabalhadores independentes (ou a recibos verdes). O motivo? Exige menos obrigações fiscais associadas. Ainda assim, em determinados casos, é necessário justificar despesas suportadas com a atividade. Neste artigo, explicamos como deve proceder.

Como funciona o regime simplificado?

O regime simplificado do IRS abrange quem recebe rendimentos empresariais e profissionais (categoria B) até 200 000 euros anuais brutos. Adequa-se a atividades de pequena dimensão ou pequenos negócios.

Neste regime de tributação, o rendimento tributável, isto é, o rendimento sujeito a IRS, obtém-se multiplicando o rendimento anual bruto por um coeficiente, que varia em função da natureza do rendimento obtido. Ou seja, apenas se considera rendimento a parte que corresponde à aplicação do coeficiente, presumindo-se como despesa necessária para exercer a atividade o restante rendimento anual bruto. Vejamos um exemplo. Imagine-se alguém que aufere 10 000 euros de rendimentos da categoria B com um coeficiente associado de 0,75. Pela aplicação do coeficiente, apenas 7 500 euros pagarão IRS. Desta forma, os restantes 2 500 serão considerados como despesa essencial para o exercício da atividade, ficando assim livres de imposto.

Quais as condições para que haja presunção de despesas?

No caso dos rendimentos da categoria B abrangidos pelos coeficientes de 0,75 e 0,35, a presunção de despesas está condicionada à justificação de despesas efetivamente suportadas. Incluem-se aqui os seguintes rendimentos:

Coeficiente de 0,75

• Rendimentos das atividades profissionais especificamente previstas na tabela anexa ao artigo 151.º do Código do IRS (CIRS). Em causa estão os rendimentos dos profissionais liberais, como arquitetos, médicos, advogados, contabilistas, entre outros.

Coeficiente de 0,35

• Rendimentos de prestações de serviços não previstos na tabela anexa ao artigo 151.º do CIRS e que não respeitem a prestações de serviços efetuadas no âmbito de atividades de restauração e bebidas e de atividades hoteleiras e similares. Enquadram-se neste coeficiente os rendimentos da atividade de exploração de estabelecimentos de alojamento local na modalidade de moradia ou apartamento.

Qual o valor de despesas a justificar?

O valor de despesas a justificar corresponde a 15% dos rendimentos brutos anuais . Se esse valor não for totalmente justificado, o valor em falta será acrescido ao rendimento tributável, resultando em mais IRS a pagar.

Que despesas são aceites?

São aceites as seguintes despesas, desde que relacionadas com a atividade:

• Dedução específica de 4 350,24 euros ou as contribuições obrigatórias para regimes de proteção social conexas com as atividades em causa, se forem superiores;
• Gastos com pessoal e encargos suportados a título de remunerações, ordenados e salários;
• Importações ou aquisições intracomunitárias de bens ou serviços relacionadas com a atividade;
• Rendas de imóveis afetas à atividade empresarial ou profissional;
• 1,5% do Valor Patrimonial Tributário (VPT) dos imóveis afetos à atividade empresarial ou profissional. Se os imóveis estiverem afetos a atividades hoteleiras ou de alojamento local, passa a considerar-se 4% do VPT;
• Outras despesas com a aquisição de bens ou prestações de serviços conexas com a atividade. Por exemplo: eletricidade, água, comunicações, rendas de viaturas, seguros, quotizações profissionais ou deslocações;
• Aquisições intracomunitárias e importações de bens e serviços.

Como se justificam as despesas?

As despesas devem constar de faturas com Número de Identificação Fiscal (NIF) ou de outros documentos comunicados à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). No caso de despesas de bens e prestação de serviços, é necessário, ainda, imputá-las, total ou parcialmente, à atividade (ver imagem abaixo).

Como se fazem os cálculos?

Para ajudá-lo a entender como se processa, na prática, a justificação de despesas no regime simplificado, apresentamos um exemplo. 

O Filipe, contabilista certificado, prevê obter, em 2024, um rendimento anual bruto de 45 000 euros. Sendo um rendimento resultante de uma atividade prevista na tabela anexa ao artigo 151.º do CIRS, para determinação do rendimento tributável, através do regime simplificado do IRS, aplica-se o coeficiente de 0,75. 

Desta forma, apenas 75% do rendimento anual bruto ficará sujeito a imposto. O restante (25%) corresponderá a uma presunção de despesas incorridas com o exercício da atividade profissional.

Rendimento tributável

O rendimento tributável será assim de 33 750 euros (45 000 euros x 0,75). Ou seja, será sobre esse valor que incidirá o IRS. Os restantes 11 250 euros serão considerados despesas relacionadas com a atividade exercida.

Despesas a justificar

Mas para que assim seja, o Filipe terá de justificar despesas correspondentes a 15% do rendimento anual bruto, ou seja, 6 750 euros (45 000 euros x 15%).

Para preencher os 6 750 euros, poderá desde logo utilizar a dedução específica de 4 350,24 euros. Assim, terá apenas de justificar o valor de 2 399,76 euros (6 750 euros – 4 350,24 euros). Para tal, deverá imputar as faturas de despesas correspondentes à sua atividade, no Portal das Finanças.

Se, por exemplo, o Filipe só justificar 1 000 euros de despesas, os 1 399,76 euros em falta (2 399,76 euros – 1 000 euros) serão adicionados ao seu rendimento tributável. Ou seja, o seu rendimento sujeito a IRS passará a ser de 35 149,76 euros e não os inicialmente estimados 33 750 euros.