Alojamento local: um guia com todas as regras e modalidades

Desde o registo da atividade até às obrigações fiscais, há vários procedimentos, regras e modalidades que deve estudar com detalhe antes de começar a gerir um negócio de alojamento local (AL). Quais são os requisitos obrigatórios? Há um limite máximo de pessoas por unidade de alojamento? Que impostos são obrigatórios e como tributar os rendimentos obtidos? Antes de decidir investir nesta atividade, analise todas as variantes. No fim, beneficiará nas contas e não arriscará infrações e coimas.

Alojamento local: o que é

A designação de alojamento local (AL) refere-se aos estabelecimentos que prestam “serviços de alojamento temporário, nomeadamente a turistas, mediante um pagamento, desde que não reúna os requisitos para ser considerado empreendimento turístico”. Em Portugal, a legislação que oficializou o termo surgiu em 2008, o mesmo ano em que um grupo de amigos criou, em São Francisco (Estados Unidos da América), a AirBed & Breakfast (hoje conhecida como Airbnb), a grande responsável pela revolução que transportou as casas particulares para o setor do turismo.

Tipos de alojamento e capacidades permitidas

O alojamento local pode realizar-se em moradias, apartamentos, quartos ou em estabelecimentos de hospedagem. No entanto, o número de quartos explorados não pode ser superior a nove e o limite máximo de hóspedes em simultâneo num mesmo estabelecimento é de 30 (com exceção à exploração de quartos e de hostels). Além disso, o número total de utentes não deve exceder o dobro do número de quartos.

As únicas possibilidades que permitem aumentar o número de hóspedes num AL são o acolhimento, no máximo, de duas pessoas na sala de estar e a instalação de (uma ou duas) camas suplementares para crianças até aos 12 anos. Resta, ainda, considerar outro limite: o mesmo titular não pode explorar mais de nove apartamentos num mesmo edifício, se este número exceder 75% do total de frações do prédio.

Alojamento local: como fazer o registo

Para registar um espaço como alojamento local, deve, em primeiro lugar, abrir ou alterar a sua atividade nas Finanças (adicionando a nova atividade às anteriores) . Depois, é necessário reunir toda a documentação e os dados exigidos para iniciar o registo.

Dados e documentos necessários

• Autorização de utilização ou título de utilização válido do imóvel, emitido pela autarquia competente;
• Morada do titular da exploração do estabelecimento;
• Nome e morada do alojamento local;
• Indicação da modalidade do estabelecimento (quarto, apartamento, moradia ou hostel) e da capacidade (número de quartos, camas e utentes) em que se vai desenvolver a atividade de alojamento local;
• Nome, morada e contacto de emergência;
• Formulário de registo;
• Cópia do cartão de cidadão ou do passaporte do titular da exploração ou indicação do código de acesso à certidão permanente do registo comercial (se se tratar de pessoa coletiva);
• Termo de responsabilidade, subscrito pelo titular da exploração, que assegure a idoneidade do edifício ou da fração autónoma para a realização de alojamento local, bem como o respeito pelas normas em vigor;
• Cópia da caderneta predial urbana do imóvel a explorar, se o requerente for proprietário. Se for arrendatário, será exigida a cópia do contrato de arrendamento ou de outro documento legítimo;
• Cópia da declaração de início ou alteração de atividade nas Finanças do titular da exploração;
• Ata da assembleia de condóminos na qual conste a autorização de exploração, caso se trate de um hostel.

Como realizar a comunicação prévia com prazo

Uma vez reunida a informação necessária, deve seguir estes passos:

• Submeta o seu pedido no Balcão do Empreendedor | Portal do Cidadão (Balcão Único Eletrónico), através da chamada comunicação prévia com prazo. Para isso, deve preencher o formulário online ou entregar o documento em papel junto da autarquia competente. Pode realizar este procedimento sozinho ou com a ajuda de um mediador, numa loja do cidadão ou na câmara municipal.
• Caso não sejam encontrados impedimentos, o número de registo do alojamento local é emitido pelo Registo Nacional de Estabelecimentos de Alojamento Local, no prazo de 10 dias (ou de 20 dias, no caso dos hostels). Este documento permite a abertura e a publicitação do estabelecimento.
• No prazo de 30 dias após a realização da comunicação prévia com prazo, a câmara municipal realiza uma vistoria com o fim de verificar se se cumprem todos os requisitos.

Alojamento local: que decisões fiscais tomar?

Os rendimentos obtidos com a exploração de um quarto ou imóvel para fins de alojamento temporário são, muitas vezes, a principal motivação para entrar no negócio do alojamento local. No entanto, antes de fazê-lo, deve considerar uma série de despesas e saber quais são as decisões fiscais mais vantajosas para o seu caso. Eis tudo o que tem de fazer (e calcular) nas Finanças quanto ao seu alojamento local.

1. Escolha o CAE mais indicado

Opte por um dos dois códigos da Classificação Portuguesa das Atividades Económicas (CAE) para o seu alojamento local:

• 55201 (Alojamento mobilado para turistas)
• 55204 (Outros locais de alojamento de curta duração)

2. Inicie ou altere atividade nas Finanças

Pessoas singulares

Se for uma pessoa singular a gerir o imóvel, deve apresentar a declaração de início de atividade através do Portal das Finanças, em qualquer serviço de Finanças ou loja de cidadão. Caso já tenha atividade aberta, deve apresentar a declaração de alterações.

Regime simplificado ou contabilidade organizada? Ao abrir atividade, terá de optar pelo regime simplificado ou pela contabilidade organizada, consoante a sua estimativa de rendimentos. Se a faturação prevista for superior a 200 mil euros, a contabilidade organizada é obrigatória. Nesse caso, tem de contratar um contabilista certificado.

Pessoas coletivas

As pessoas coletivas, tributadas, portanto, em IRC, devem ter um contabilista certificado para constituir uma empresa ou registar uma sociedade na Conservatória do Registo Comercial. O contabilista também deverá acompanhar e certificar-se de que todas as obrigações fiscais são cumpridas.

3. IVA: faturas e obrigações do Alojamento Local

Faturas

No que diz respeito ao IVA, deve emitir faturas recorrendo à taxa de 6% no continente, 5% na Madeira e 4% nos Açores.

Declaração periódica

Não se esqueça de enviar a declaração periódica de IVA (mensal ou trimestral), através do Portal das Finanças, “consoante o volume de negócios seja superior ou inferior a 650 000 euros, de acordo com o artigo 41.º do CIVA”.

Regime de isenção

Pode optar pelo regime de isenção do IVA, de acordo com o art.º 53.º do Código do IVA, se acumular as seguintes circunstâncias:

• Não ter contabilidade organizada;
• Não realizar operações de importação, exportação ou atividades conexas;
• Não realizar transmissões de bens ou prestações de serviços previstas no anexo E do Código do IVA;
• Não prever ou ter um volume de negócios anual superior a 12 500 euros.

4. IRS: categoria B ou F?

Os rendimentos provenientes do alojamento local podem ser tributados pelas regras da categoria B (rendimentos empresariais e profissionais) ou da categoria F (rendimentos prediais). Esta é uma escolha que terá de fazer no preenchimento da declaração de IRS. Para ajudar a decidir, poderá fazer uma simulação do IRS pelas regras de ambas as categorias antes de entregar a declaração.

Categoria B

Se optar pelas regras da Categoria B e pelo regime simplificado (possível para rendimentos anuais estimados até 200 mil euros), será aplicada apenas a uma parte (o coeficiente) dos rendimentos a taxa do escalão do IRS correspondente. A percentagem do rendimento tributável pode variar entre 10% e 50%, conforme indicado abaixo:

• 50%, se o alojamento local, na modalidade de moradia ou apartamento, se localizar numa área de contenção;
• 35% para a generalidade dos estabelecimentos de alojamento local;
• 15%, para os estabelecimentos de hospedagem (moradias, apartamentos e quartos);
• 10% sobre os subsídios destinados à exploração.

Categoria F

Se optar pela Categoria F, o rendimento tributável corresponderá à diferença entre os rendimentos obtidos e as despesas tidas com a atividade e previstas para esta categoria, incluindo gastos com o condomínio, com a realização de obras ou o valor do Imposto Municipal sobre Imóveis (IMI). Não é possível, no entanto, incluir despesas com mobiliário, decoração ou eletrodomésticos, por exemplo. Segundo as regras desta categoria, existem duas opções de tributação: o rendimento pode ser tributado por englobamento, ficando sujeito às taxas gerais do IRS; ou pode optar-se pela aplicação de uma taxa especial de 28%.

Regime simplificado ou contabilidade organizada?

Se for expectável uma faturação anual superior a 200 mil euros, é obrigado a ter contabilidade organizada. Caso contrário, pode optar pelo regime simplificado. No entanto, a contabilidade organizada poderá compensar em algumas situações, já que, neste regime, é possível deduzir as despesas que tiver com a atividade. Se os custos com o alojamento local superarem 65% dos rendimentos, pondere esta opção (não esquecendo de incluir os honorários do contabilista).

Como declarar as comissões cobradas por plataformas estrangeiras?

Se pretende anunciar o seu estabelecimento de alojamento local em plataformas estrangeiras, como o Airbnb ou o Booking, poderá considerar estas despesas ao entregar a declaração de IRS de acordo com as regras da categoria F. Assim, deve cumprir dois procedimentos fiscais:

• Entregar à Autoridade Tributária a declaração modelo 30 (relativa aos rendimentos pagos a não residentes) até ao segundo mês a seguir ao mês do pagamento de comissões às empresas em causa;
• Solicitar às empresas que cobram comissões que preencham e enviem o modelo 21-RFI. Este documento permite evitar a dupla tributação, ao dispensar a retenção na fonte do imposto português.

10 condições obrigatórias num alojamento local

Além das obrigações fiscais, existem uma série de regras relativas ao funcionamento dos espaços de alojamento local. O incumprimento de medidas de segurança ou de qualidade, por exemplo, pode resultar em coimas avultadas. Eis algumas obrigatoriedades a não esquecer:

1. Comunique a estadia de estrangeiros

Se receber um cidadão estrangeiro no seu alojamento local, é obrigado a comunicá-lo ao Serviço de Estrangeiros e Fronteiras (SEF), através do Boletim de Alojamento. A informação deve ser entregue online, nos diversos serviços locais do SEF, da Guarda Nacional Republicana (GNR) ou da Polícia de Segurança Pública (PSP), até três dias úteis depois da entrada e da saída do estabelecimento de AL.

2. Faça um seguro do alojamento local

Uma vez iniciada a exploração do alojamento local, é obrigatório ter um seguro contra riscos de incêndio e danos (patrimoniais e não patrimoniais) causados a hóspedes e a terceiros.

3. Garanta o funcionamento adequado das instalações

A fração, moradia ou divisão destinada ao alojamento local deve apresentar-se ao hóspede em boas condições de conservação, o que inclui o funcionamento correto de todas as instalações (gás, eletricidade e água) e equipamentos.

4. Assegure a higiene e bem-estar

A higiene e o bem-estar são indispensáveis ao bom funcionamento de um negócio aberto ao público. Mas a lei também prevê algumas obrigatoriedades neste capítulo:

• Ter água quente e fria;
• Ter uma janela ou sacada que comunique com o exterior;
• Ter mobiliário, equipamento e utensílios adequados;
• Ter um sistema que permita vedar a entrada de luz exterior, bem como ventilar e arejar o espaço;
• Ter portas que assegurem a privacidade dos hóspedes;
• Ter condições adequadas de higiene e de limpeza.

5. Previna situações de emergência

Os AL que tiverem capacidade para acolher até dez pessoas, devem dispor de:

• Extintor e manta de incêndio;
• Equipamento de primeiros socorros;
• Indicação do número nacional de emergência (112) num local visível.

6. Informe o melhor possível

Qualquer alojamento local deve ter um livro de informações, de forma a facilitar a estadia dos hóspedes. Neste livro, deve estar descrito, em português, inglês e outras duas línguas, o funcionamento do espaço, dos seus serviços e equipamentos. Se o estabelecimento se localizar num edifício de habitação coletiva, o livro de informações deve expor as práticas e regras do condomínio no que respeita às áreas comuns, caso existam.

7. Esteja aberto a reclamações

Como todos os estabelecimentos que prestam serviços ao público, o AL deve ter disponível um livro de reclamações.

8. Mantenha-se em contacto

O hóspede deve ter ao seu dispor o nome e o contacto telefónico da pessoa responsável pelo alojamento local, para qualquer tipo de dúvida ou eventualidade.

9. Coloque a placa identificativa de alojamento local

À exceção das moradias, todos os estabelecimentos de alojamento local devem ter uma placa identificativa. Nos hostels, em particular, a placa deve ser afixada no exterior do edifício, junto à entrada principal.

10. Realce a existência de objetos como o extintor ou o kit de primeiros-socorros

Nos espaços com capacidade máxima de dez utentes, é obrigatório colocar sinalização fotoluminescente junto ao extintor e à manta apaga-fogos. Também é necessário sinalizar a caixa de primeiros-socorros e, não existindo um sistema de extração de fumos no alojamento local, deverá indicar a proibição de fumar com uma placa para o efeito.

Condomínio: convivência e obrigações

Quando um alojamento local está inserido num edifício de habitação coletiva, como acontece em grande parte dos casos, o condomínio tem direitos que deve conhecer, tanto para iniciar como para manter o seu negócio. Uma relação pacífica e transparente com todas as partes é imprescindível para que a exploração de um alojamento local corra bem. Estes são os contornos legais desta convivência.

Pode ter de pagar despesas extra ao condomínio

O condomínio pode exigir o pagamento de uma contribuição adicional para cobrir as despesas (serviços de limpeza, por exemplo) que resultem da maior utilização das partes comuns do edifício. O limite máximo exigido é de 30% do valor anual pré-definido para a respetiva fração.

O condomínio tem poder para encerrar a atividade

Os condomínios podem, por deliberação de pelo menos dois terços da permilagem do edifício, pôr termo às licenças que tenham sido emitidas sem a sua aprovação. Além disso, no caso de novas licenças em frações autónomas de um edifício em regime de propriedade horizontal que se destine a habitação, elas só podem ser atribuídas se o condomínio, por unanimidade, o autorizar.

Além disso, a assembleia de condóminos pode determinar, por deliberação aprovada por maioria dos votos representativos do capital investido, que os estabelecimentos de alojamento local disponham de um número de contacto telefónico permanente de emergência, o qual deve ser facultado aos demais condóminos.

Boas práticas de hospedagem: o que deve fazer mesmo que a lei não obrigue

Manter o cliente satisfeito é a máxima de qualquer alojamento local, sobretudo na era da internet, em que a opinião e os comentários sobre o estabelecimento são tudo menos privados. Partilhamos, por isso, alguns pontos essenciais para tornar o seu AL desejado.

1. Alojamento Local: a primeira impressão conta

A forma como apresenta o seu alojamento local nas diversas plataformas promocionais é decisiva. Sem fotografias aliciantes ou descrições completas daquilo que o estabelecimento dispõe, será difícil cativar clientes. Mas também não deve empolar as expectativas. Seja honesto e sublinhe os pontos positivos do AL. Nos comentários e sugestões, os hóspedes confirmarão o seu discurso.

2. Seja organizado

A limpeza é um requisito legal, mas a forma como organiza o espaço também é determinante para uma estadia agradável. Crie espaços próprios para diferentes grupos de itens (desde roupa de banho a toalhas de mesa) e tente colocar-se no lugar de quem chega ao alojamento: o hóspede deve encontrar o que precisa de forma intuitiva, sem ter de procurar muito.

3. Ofereça uma experiência personalizada

Quem escolhe um alojamento local não pretende, certamente, ter uma experiência de hotel. Este foi um dos elementos mais diferenciadores do alojamento local, que tornou esta forma de viajar inovadora. Assim, dê o seu toque especial ao espaço e exceda as expectativas sugerindo locais a visitar ou pratos locais imperdíveis. Seja, ainda assim, o mais neutro possível nas suas opções estéticas, de modo a agradar o maior número de pessoas.

4. Mime o seu hóspede

Ter pão quente pela manhã ou um sabonete perfumado nos lençóis são pequenos gestos que tornam a experiência de alojamento local mais do que uma simples estadia. Ficar na memória dos hóspedes é um dos maiores objetivos de quem os recebe.

5. Seja rápido a responder

Estar sempre disponível é um senão desta atividade. Mas qualquer hóspede sentir-se-á mais seguro, confortável e satisfeito se o responsável pelo alojamento local responder de forma rápida e solícita aos seus pedidos e questões.

6. Zele por um ambiente calmo e respeitoso

Se o alojamento local é num apartamento, é indispensável manter boas relações de vizinhança. Com delicadeza, tente estabelecer regras que apelem ao silêncio e à boa convivência, de forma a que os residentes do edifício não se sintam incomodados com as movimentações geradas pelo alojamento local. Vizinhos insatisfeitos podem ter implicações negativas para o seu negócio.

7. Pondere ter um check-in autónomo

Personalizar não implica estar fisicamente presente. Ter um sistema de check-in autónomo pode facilitar de forma significativa a sua atividade enquanto gestor de um alojamento local. Para isso, basta equipar a entrada do estabelecimento com um sistema sem chave (que funcione por código) e fornecer aos hóspedes instruções para aceder ao espaço.

8. Defina uma estratégia de preços

Por fim, pondere desenhar uma estratégia de preços adequada ao seu negócio. Pode optar por incluir uma taxa de limpeza, eliminar a possibilidade de estadias curtas (dois dias) ou criar descontos para estadias mais longas (superiores a seis dias, por exemplo). Lembre-se que pode afinar a estratégia de acordo com a época do ano e com a sua experiência enquanto gestor.