Ajudas de custo: quais os valores e como são tributadas

Na prestação de serviços a uma entidade, o trabalhador pode ter despesas relacionadas com a deslocação, a alimentação ou a necessidade de alojamento. Neste caso, o empregador pode pagá-las – na totalidade ou parcialmente – como ajudas de custo. Saiba o que diz a legislação sobre este tema e quais os valores de referência para os diferentes tipos de despesa.

Ajudas de custo: o que são?

As ajudas de custo correspondem ao apoio financeiro pago pelo empregador, com o objetivo de compensar o trabalhador por despesas decorrentes de deslocações de âmbito profissional. Este apoio pode totalizar ou não os gastos suportados pelo trabalhador. As despesas de deslocação podem contemplar gastos com transportes, alimentação e alojamento. Para ser ressarcido destes custos, o trabalhador deve sempre apresentar ao empregador as faturas comprovativas de pagamento, com o Número de Identificação de Pessoa Coletiva (NIPC) da empresa.

A lei define dois tipos de deslocações sujeitas ao pagamento de ajudas de custo: diárias e por dias sucessivos. No caso das deslocações diárias, ou seja, realizadas, apenas há lugar ao pagamento de ajudas de custo se a distância percorrida for superior a 20 quilómetros (contabilizados desde o local habitual de trabalho). Já nas deslocações por dias sucessivos, a distância mínima para que se efetue o reembolso das despesas é de 50 quilómetros.

Quais os valores de referência para as diferentes ajudas de custo? 

As ajudas de custo são uma figura criada especificamente para o setor público e, portanto, legislada apenas nesse âmbito. No entanto, o setor privado reconhece na lei e nos valores fixados as suas referências. Um dos motivos para isto acontecer é o facto de as ajudas de custo estarem sujeitas a IRS, caso os valores de referência sejam ultrapassados.

Assim, estes são os valores referência para o ano de 2024, nas diferentes categorias:

Alimentação

No caso da alimentação, as ajudas de custo têm como referência o subsídio de refeição, que é de seis euros por dia em 2024. No entanto, até ao valor de 9,6 euros diários, as empresas estão isentas do pagamento de IRS sobre este subsídio, se este for pago em cartões ou vales de refeição. Se for pago em dinheiro, o limite de isenção mantém-se nos seis euros.

Alojamento

A lei define que o reembolso das despesas realiza-se contra a apresentação de recibos, desde que o trabalhador tenha pernoitado num “estabelecimento hoteleiro até três estrelas ou equivalente” e desde que o local tenha “celebrado acordo com o Estado”, até ao limite de 50 euros. Em alternativa, a ajuda de custo é paga a 50%.

Deslocações

As deslocações do trabalhador são a área mais regulada no âmbito das ajudas de custo. Assim, o reembolso das despesas depende do horário e da duração da deslocação, do transporte que o trabalhador utiliza, da distância percorrida, do cargo profissional e do facto de a viagem se realizar em território nacional ou no estrangeiro. Todas as regras são, novamente, exclusivas do setor público, mas servem de referência para as organizações privadas. Assim, pode guiar-se pelos seguintes valores:

Percentagens pagas ao trabalhador

Nas deslocações diárias, o empregador deve pagar as seguintes percentagens dos gastos suportados pelo trabalhador:

• 25%, se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período entre as 13 e as 14 horas ou entre as 20 e as 21 horas;
• 50%, se a deslocação implicar alojamento.

Já nas deslocações por dias sucessivos, pode contar-se com as seguintes percentagens de ajudas de custo:

No dia da partida:

• 100%, se a partida ocorrer até às 13 horas;
• 75%, se o trabalhador iniciar a deslocação entre as 13 e as 21 horas;
• 50%, se o trabalhador partir após as 21 horas.

No dia da chegada:

• 0%, se o trabalhador chegar até às 13 horas;
• 25%, se chegar entre as 13 e as 20 horas;
• 50%, se chegar depois das 20 horas.

Nos restantes dias:

• 100%.

Preço por quilómetro percorrido

O preço a pagar por cada quilómetro de deslocação depende do meio de transporte utilizado pelo trabalhador: viatura própria, um veículo motorizado que não o automóvel ou transporte público. Abaixo, pode consultar a tabela definida para a função pública, que já prevê despesas com combustível, portagens e estacionamento (ou seja, estas despesas não são pagas à parte):

Limites diários

Por último, a lei define, ainda, um teto máximo para as ajudas de custo em cada deslocação diária. Assim, estes são os valores que servem de referência ao setor privado:

As ajudas de custo estão sujeitas a IRS e contribuições para a Segurança Social?

As ajudas de custo de valor igual ou inferior ao limite máximo estipulado para a função pública estão isentas do pagamento de IRS e de contribuições para a Segurança Social. Ultrapassando-se o valor fixado, a diferença entre o valor da despesa apresentada e o teto fixado por lei é tributada em sede de IRS e Segurança Social.

Exemplo

Um trabalhador gasta 10 euros num almoço. Se o seu subsídio é pago em dinheiro, deverá pagar imposto sobre 4 euros (10 euros – 6 euros).

Por outro lado, as empresas estão sujeitas à tributação autónoma de 5% sobre o pagamento destas despesas, sempre que elas não forem cobradas ao cliente. A taxa é aplicada sempre até ao valor do teto máximo fixado para a isenção de imposto.

Exemplo

Numa deslocação diária, em que o limite fixado é de 50,20 euros, o trabalhador gasta 60 euros. Assim, a empresa deve pagar ao Estado 26 cêntimos (5% x 50,20 euros). Já o trabalhador tem de pagar imposto (IRS) sobre a diferença entre o que gastou e o teto máximo, neste caso, deve pagar IRS sobre o valor de 14,80 euros.

As ajudas de custo devem ser declaradas?

As ajudas de custo que não excedam o patamar de isenção não são consideradas rendimento do trabalho dependente. Ultrapassando-se o limite, devem ser declaradas em sede de IRS, como rendimentos da categoria A.

Qual o prazo de pagamento das ajudas de custo? 

As ajudas de custo podem ser pagas antes da realização do serviço, como adiantamento, ou até 30 dias após a apresentação dos comprovativos de despesa por parte do trabalhador.