Freelancer: como funcionam o IRS e a Segurança Social

Ser freelancer, ou seja, trabalhar por conta própria, sem contrato de trabalho, traz muitas vantagens. Flexibilidade de horário, liberdade para escolher o local de trabalho, maior autonomia, melhor conjugação entre a vida profissional e pessoal e menos despesas estão entre os principais benefícios. Mas nem tudo é perfeito. Ser freelancer é também sinónimo de pesadas obrigações fiscais e contributivas, como mostramos neste texto.

Obrigações de um freelancer

Segurança Social

Comecemos pelas obrigações contributivas. Sem entidade patronal, cabe ao freelancer fazer os seus descontos para a Segurança Social. Para isso, deve entregar uma declaração trimestral (até ao último dia de janeiro, abril, julho e outubro), mencionando os rendimentos obtidos no trimestre anterior. Caso o freelancer assim o entenda, pode optar pela fixação de um rendimento superior ou inferior até 25% (em intervalos de 5%) àquele que efetivamente obteve.

É a informação contida na declaração trimestral que permite à Segurança Social calcular o valor da contribuição mensal a pagar no mês de entrega e nos dois meses seguintes.

Cálculo da contribuição mensal

Para se calcular a contribuição mensal para a Segurança Social, multiplica-se o rendimento declarado no trimestre pelo coeficiente aplicável (70%, no caso da prestação de serviços). Chega-se assim ao chamado rendimento relevante. Em seguida, divide-se o rendimento relevante por três, obtendo-se o rendimento relevante mensal médio. Finalmente, multiplica-se este último valor pela taxa contributiva de 21,4%. Fica assim encontrado o valor da contribuição mensal para a Segurança Social.

Mesmo que o freelancer não obtenha rendimentos num trimestre declarativo, ainda assim tem de entregar a declaração trimestral. Nessa situação, paga uma contribuição mínima de 20 euros. No entanto, ao fim de 12 meses a pagar 20 euros, fica isento do pagamento de contribuições. Mas só até voltar a obter rendimentos.

Isenção

O regime contributivo dos trabalhadores independentes prevê casos de isenção de pagamento de contribuições à Segurança Social: nos primeiros 12 meses de atividade independente ou pensionistas que acumulem esta atividade com a pensão.

Também quem acumula trabalho por conta de outrem com atividade independente pode ficar dispensado do pagamento de contribuições, desde que cumpra determinados requisitos. Por exemplo, ter um rendimento relevante mensal médio inferior a quatro vezes o Indexante dos Apoios Sociais (IAS), ou seja, 1 921,72 euros, tendo em conta o valor do IAS em 2023 (480,43 euros). Acima deste rendimento relevante mensal médio, a contribuição mensal para a Segurança Social pela atividade independente calcula-se fazendo a diferença entre aquele valor e o rendimento efetivamente obtido.

IVA

Caso o trabalho como freelance seja a única fonte de rendimento, o normal é atingir uma remuneração anual superior a 12,5 mil euros, o que significa não estar isento de IVA e, assim, ter de cobrar este imposto aos clientes.

Estando sujeito ao pagamento de IVA, o freelancer deve declarar o IVA periodicamente. No regime trimestral de IVA, a chamada declaração periódica deve ser enviada até ao dia 15 do segundo mês seguinte ao trimestre a que respeitam as operações. Se o freelancer tiver optado pelo regime mensal de IVA na declaração de início de atividade ou de alterações, tem até dia 10 do segundo mês seguinte àquele a que respeitam as operações para entregar a declaração periódica.

Isenção

No caso de a remuneração anual ser previsivelmente inferior a 13 500 euros, o freelancer pode beneficiar de isenção do IVA. Mas, nessa situação, fica impedido de deduzir o IVA relativamente às suas despesas com a atividade.

O Código do IVA prevê ainda isenções para determinadas atividades. É o caso de prestações de serviços que consistam em lições ministradas a título pessoal sobre matérias do ensino escolar ou superior.

Impostos

Trabalhador independente: conheça as regras do IVA

Ler mais

IRS

Os rendimentos de um freelancer enquadram-se na categoria B do IRS. Nesta categoria de rendimentos existem dois regimes de tributação: simplificado ou contabilidade organizada. Até uma remuneração anual de 200 mil euros aplica-se o regime simplificado. No entanto, o freenlancer pode optar pela contabilidade organizada. Acima de uma remuneração anual de 200 mil euros, é obrigatório a contabilidade organizada.

Regime simplificado

É o mais comum, por implicar menos obrigações fiscais e despesas. Daí a designação de “regime simplificado”. A tributação dos rendimentos é feita por aplicação de coeficientes, que variam entre 0,15 e 0,95, consoante a natureza dos rendimentos. Tal faz com que apenas uma parte dos rendimentos fique sujeita a IRS. O remanescente é considerado gastos com a atividade.

No caso dos rendimentos de um freelancer, gerados pelo exercício de atividades profissionais especificamente previstas na tabela a que se refere o artigo 151.º do Código do IRS (CIRS), aplica-se o coeficiente de 0,75. Desta forma, apenas 75% dos rendimentos são tributados. Os restantes 25% são considerados como custos necessários para o exercício da atividade.

Justificação de despesas

Contudo, apenas 10% dos 25% presumidos como despesas incorridas com a atividade são assumidos automaticamente. Os restantes 15% estão condicionados à apresentação de faturas com NIF e constantes no portal e-fatura. Para preencher essa “quota” de 15% conta a dedução específica de 4 104 euros ou, se superior, o montante das contribuições pagas a regimes obrigatórios de previdência social.

Assim sendo, na prática, apenas quem auferir anualmente rendimentos da categoria B superiores a 27 360 euros é que tem de justificar despesas, uma vez que 15% de 27 360 euros é igual a 4 104 euros. No Código do IRS estão elencadas as despesas incorridas com a atividade que podem ser apresentadas. Além da dedução específica, são aceites as seguintes despesas:

• Gastos com pessoal e encargos a título de remunerações, ordenados ou salários;
• Materiais de consumo corrente;
• Eletricidade, água e comunicações;
• Rendas;
• Contencioso;
• Seguros;
• Deslocações;
• Viagens e estadas;
• Quotizações para ordens;
• Rendas de imóveis;
• 1,5% do Valor Patrimonial Tributário (VPT) dos imóveis.

Caso a quota de 15% não seja completamente justificada, o que faltar é acrescentado ao rendimento tributável, isto é, ao rendimento sujeito a tributação. O resultado? Mais imposto a pagar.

Contabilidade organizada

É um regime adequado a atividades de maior complexidade e volume de negócios e quando existem muitas despesas. No caso de um freelancer, compensa se as despesas com a atividade forem superiores a 25% dos rendimentos. Isto porque na contabilidade organizada pode deduzir-se todas as despesas suportadas para exercer a atividade.

No contabilidade organizada, o rendimento sujeito a IRS (lucro tributável) calcula-se subtraindo aos rendimentos brutos anuais as despesas realizadas para os obter, de acordo com as regras do código do IRC (aplicadas às empresas), com as necessárias adaptações. Ao contrário do regime simplificado, na contabilidade organizada pode ser apurado um prejuízo (se as despesas forem superiores aos rendimentos brutos anuais). Nesse caso, não há lugar a pagamento de IRS e o prejuízo pode ser deduzido a eventuais lucros nos 12 anos seguintes. Existe, no, entanto, uma limitação. Em cada ano, a dedução do prejuízo não pode ultrapassar 70% do lucro tributável.

O regime da contabilidade organizada acarreta, no entanto, mais encargos. Implica ter um contabilista certificado, bem como elaborar, apresentar e arquivar dossiers sobre o exercício fiscal.

Em suma

Regime simplificado

• Até uma remuneração anual de 200 mil euros;
• É considerada apenas uma percentagem dos rendimentos para efeitos de tributação;
• Só é possível deduzir despesas com a atividade até 25% dos rendimentos.

Contabilidade organizada

• Obrigatório para uma remuneração anual superior a 200 mil euros e facultativo abaixo deste montante;
• Considera a totalidade dos rendimentos para efeitos de tributação;
• É possível deduzir todas as despesas com a atividade;
• Podem ser deduzidos prejuízos nos 12 anos seguintes;
• É necessário contratar um contabilista certificado;
• Anualmente, requer elaborar, apresentar e arquivar dossiers sobre o exercício fiscal.